Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Prowadzenie ksiąg rachunkowych oznacza system rejestracji używany przez firmy, które zobowiązane są do pełnej księgowości. Dzieje się tak w przypadku przekroczenia 2 mln euro przychodu po przeliczeniu na średni kurs z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok podatkowy. Jakie są podstawowe zasady tej formy ewidencji?

Cztery podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych 

W Ustawie o rachunkowości można przeczytać, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Rzetelność dotyczy przedstawiania w księgach stanu zgodnego z prawdą, czyli stanu rzeczywistego. Bezbłędność dotyczy danych zapisywanych w sposób poprawny i zgodnie z prawem bilansowym. Oznacza to przyporządkowanie wszystkich dokumentów do danego okresu kompletnie i bez błędów. Sprawdzalność to możliwość stwierdzenia poprawności dokonanych w księgach zapisów, stanów, sald, identyfikacji dowodów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych na poszczególnych etapach przetwarzania danych. Prowadzenie ksiąg na bieżąco oznacza dodawanie zapisów w dniu dokonania operacji gotówkowych, czekowych i wekslowych bez opóźnień i zaległości.

Zasady dotyczące zapisów w księgach 

Zapisy w księgach rachunkowych muszą być pełne i trwałe. Oznacza to, że podczas ewidencji nie powinno się zostawiać wolnych miejsc, a poszczególne pozycje nie mogą ulec zniszczeniom. Zapisy składają się z:

• daty dokonania operacji;
• rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego oraz jego daty;
• zrozumiałego tekstu, skrótu lub opisu operacji wraz z objaśnieniem kodów;
• kwoty i daty zapisu;
• oznaczenia kont.

Zapisy należy oznaczyć nazwą jednostki i rokiem obrotowym. Powinny być także właściwie przechowywane pod względem ustalonej kolejności. Należy umieszczać je chronologicznie i systematycznie według przyjętych kryteriów klasyfikacyjnych. Dostęp do zbiorów danych powinien być bezproblemowy w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy bez względu na stosowaną technikę. Poza powyższymi zasadami księgowi muszą stosować się również do wielu wymogów ogólnych.